INFORMATIVA PRIVACY

Data di efficacia: 06/10/2026

Premessa e definizioni

La presente informativa (“Informativa Privacy”) è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile, ivi compreso il Dlgs. n. 196/2003 e successive modificazioni (“Codoce Privacy”).

Ai fini della presente Informativa Privacy, i termini sottoindicati, qualora riportati con iniziale maiuscola, avranno il significato di seguito precisato.

Account: il profilo creato dal Visitatore o dal Cliente per accedere alle aree riservate e alle funzionalità del Sito, del Software o dei Servizi.

App: applicazione mobile, web o desktop di titolarità di Eptamed o resa disponibile da Eptamed, comprese le relative versioni, componenti, aggiornamenti e documentazione.

Cliente: il soggetto, persona fisica o giuridica, che conclude un contratto con Eptamed mediante il Sito, un’area riservata, un Ordine o altro canale autorizzato.

Cliente Professionale: il soggetto che agisce nell’esercizio della propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale, inclusi professionisti, studi, società, imprese, strutture sanitarie ed enti privati.

Cliente Pubblico: la pubblica amministrazione, la stazione appaltante, l’ASL, l’azienda ospedaliera, l’ente del Servizio Sanitario Nazionale o altro soggetto sottoposto alla disciplina dei contratti pubblici.

Consumatore: la persona fisica che agisce per scopi estranei alla propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale, ai sensi della normativa applicabile in materia di tutela dei consumatori.

Contenuto digitale: i dati prodotti e forniti in formato digitale, non forniti su un supporto materiale.

Contratto: l’accordo concluso tra Eptamed e il Cliente, costituito, secondo il rapporto concreto, dalle presenti Note legali, dall’Ordine, dalla Scheda, dalle condizioni integrative, dalla documentazione del fabbricante, dal DPA ove previsto e dagli altri documenti espressamente richiamati o accettati.

Dati del Cliente: dati, documenti, informazioni, contenuti, immagini, file e materiali caricati, trasmessi, elaborati, archiviati o trattati dal Cliente mediante il Software o i Servizi.

Dispositivo Medico: il Prodotto qualificato come dispositivo medico dal fabbricante e dalla normativa applicabile, comprese le eventuali varianti, configurazioni, accessori o componenti qualificati come tali.

Eptamed: Eptamed S.r.l., come identificata all’art. 1.

Ordine: la proposta contrattuale trasmessa dal Cliente mediante il Sito, un’area riservata, un modulo, una piattaforma o altro canale autorizzato, contenente i Prodotti o Servizi richiesti e le relative condizioni particolari.

Prodotto: qualsiasi bene mobile materiale, Dispositivo Medico, accessorio, prodotto non medicale, Software, App, contenuto digitale o altro bene offerto o fornito da Eptamed.

Scheda: la scheda applicabile al singolo Prodotto o Servizio nella versione vigente al momento dell’Ordine, comprensiva, ove applicabile, di caratteristiche, destinazione d’uso, prezzi, avvertenze, istruzioni, requisiti, limitazioni, tempi e modalità di fornitura.

Servizi: assistenza, manutenzione, hosting, configurazione, integrazione, formazione, corsi, eventi, contenuti digitali, servizi cloud, supporto tecnico e ogni altra prestazione accessoria o autonoma indicata nell’Ordine o nella Scheda.

Sito: il sito internet www.eptamed.com, comprese le pagine, le aree riservate, il negozio elettronico, le interfacce, le funzionalità e gli eventuali collegamenti alle App e ai Servizi.

Software: programmi, moduli, portali, componenti cloud, codice oggetto, codice sorgente, interfacce, App, aggiornamenti, sviluppi, personalizzazioni, migrazioni e relativa documentazione, nei limiti indicati nell’Ordine e nella Scheda Software.

Supporto durevole: qualsiasi strumento che consenta al destinatario di conservare informazioni a lui personalmente indirizzate per un periodo adeguato alle finalità cui sono destinate e di riprodurle identicamente.

Utente registrato: il Visitatore che abbia creato un Account mediante la procedura di registrazione del Sito.

Visitatore: qualsiasi persona fisica o giuridica che acceda al Sito o interagisca con esso, indipendentemente dalla registrazione o dalla conclusione di un Contratto.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Eptamed S.r.l., con sede legale in Cesena (FC), Via Lama 101, CAP 47521, codice fiscale e partita IVA 04107210405, iscritta al Registro delle Imprese della Romagna – Forlì-Cesena e Rimini, REA FO-330060, PEC [email protected].

Per richieste relative alla protezione dei dati personali è possibile contattare Eptamed all’indirizzo email [email protected] o alla PEC [email protected].

2. A chi si applica

L’informativa riguarda i dati personali trattati mediante il Sito www.eptamed.com, le aree riservate, il negozio elettronico, le App, il Software, i Servizi cloud, i corsi, gli eventi, l’assistenza, i reclami e gli altri canali autorizzati da Eptamed.

È applicabile, secondo il rapporto concreto, a:

1. persone fisiche che acquistano per finalità estranee alla propria attività professionale o imprenditoriale;
2. persone fisiche che agiscono per conto di Clienti Professionali, società, studi, strutture sanitarie ed enti privati;
3. Clienti Professionali persone fisiche;
4. utenti registrati, partecipanti a corsi ed eventi, referenti, dipendenti, collaboratori e contatti commerciali;
5. persone fisiche i cui dati siano comunicati da un Cliente o da altro soggetto per l’esecuzione del Contratto.

Per i Clienti Pubblici, la presente informativa si applica ai dati delle persone fisiche che operano per conto dell’ente, salvo ulteriori informative o accordi richiesti dal rapporto pubblico.

3. Categorie di dati trattati

Eptamed può trattare:

1. dati identificativi e anagrafici;
2. dati di contatto, inclusi indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo postale e PEC;
3. dati di fatturazione e pagamento, dati fiscali, codice fiscale, partita IVA, codice SDI e dati relativi all’Ordine;
4. dati relativi alla consegna, al destinatario, al vettore e al Paese di destinazione;
5. dati relativi alla qualifica professionale, all’albo o registro, al numero di iscrizione, alla struttura di appartenenza e ai poteri dichiarati;
6. credenziali, dati dell’Account, log di accesso, indirizzo IP, identificativi del dispositivo, dati tecnici e di sicurezza;
7. dati relativi a richieste di assistenza, reclami, resi, garanzie, vigilanza e richiami;
8. dati relativi alla partecipazione a corsi ed eventi, inclusi frequenza, attestati ed eventuale ECM;
9. Dati del Cliente caricati o trattati mediante Software e Servizi;
10. immagini, registrazioni o testimonianze solo quando raccolte con idonea base giuridica e, ove necessario, con consenso separato;
11. dati contenuti nelle comunicazioni rivolte a Eptamed e nei documenti trasmessi per Ordini, verifiche, assistenza, reclami o vigilanza.

Eptamed invita a non caricare dati relativi alla salute, immagini di pazienti o altri dati eccedenti rispetto alla finalità del Servizio. Il Cliente è responsabile di disporre della base giuridica e delle autorizzazioni necessarie per i dati che trasmette a Eptamed.

4. Sezione per il Consumatore

Quando la persona fisica acquista per finalità estranee alla propria attività professionale o imprenditoriale, Eptamed tratta i dati principalmente per gestire registrazione, Ordine, pagamento, consegna, assistenza, recesso, garanzia legale, reclami e obblighi fiscali.

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nel modulo di registrazione o nell’Ordine è necessario per creare l’Account, concludere o eseguire il Contratto, effettuare la consegna, emettere la fattura o gestire il pagamento. Il mancato conferimento può impedire la registrazione, l’acquisto o l’esecuzione della prestazione.

Il marketing non è necessario per acquistare o utilizzare il Sito. È effettuato soltanto se l’interessato presta un consenso separato, libero, specifico, informato e revocabile, salvo eventuali comunicazioni strettamente necessarie alla gestione del rapporto già in corso.

5. Sezione per il Cliente Professionale e per il referente business

Quando la persona fisica agisce per conto di un Cliente Professionale, Eptamed può trattare i dati per verificare identità, ruolo, poteri, qualifica professionale, struttura di appartenenza, dati fiscali, destinazione d’uso, catena distributiva, conformità, pagamenti, consegna, assistenza, Software, Servizi, corsi, vigilanza e sicurezza.

Il conferimento dei dati richiesti è necessario per la gestione del rapporto professionale, dell’Ordine, della licenza, del Servizio o della fornitura. Eptamed può verificare dati professionali e fiscali mediante registri, albi, VIES o sistemi equivalenti, nei limiti della legge.

Nei rapporti B2B il marketing può essere effettuato sulla base del consenso quando richiesto. Eptamed può inoltre utilizzare coordinate elettroniche di clienti paganti per comunicazioni relative a prodotti o servizi analoghi, nei limiti e alle condizioni previste dall’art. 130, comma 4, del Codice Privacy, garantendo la possibilità di opporsi già al momento della raccolta e in ogni comunicazione.

6. Finalità e basi giuridiche

Finalità	Dati	Base giuridica
Registrazione e gestione dell’Account	dati identificativi, contatti, credenziali, log	esecuzione di misure precontrattuali o del Contratto; legittimo interesse per sicurezza e gestione tecnica
Gestione di Ordini, vendite e forniture	dati identificativi, contatti, fiscali, Ordine, consegna	esecuzione del Contratto; adempimento di obblighi di legge
Pagamenti, fatturazione e contabilità	dati identificativi, fiscali, pagamento e fatturazione	esecuzione del Contratto; obblighi legali
Consegna, trasporto, dogana ed export control	contatti, indirizzi, destinazione, utilizzatore finale, documenti	esecuzione del Contratto; obblighi legali; legittimo interesse alla prevenzione delle frodi e al rispetto delle restrizioni applicabili
Verifica professionale e della catena distributiva	qualifica, albo, struttura, partita IVA, destinazione d’uso	esecuzione del Contratto; obblighi legali e regolatori; legittimo interesse alla sicurezza e conformità
Software, App, hosting e Servizi cloud	Account, Dati del Cliente, dati tecnici, log	esecuzione del Contratto; obblighi di sicurezza; legittimo interesse alla protezione dei sistemi
Assistenza, reclami, resi, garanzie e recesso	dati identificativi, Ordine, comunicazioni, documenti	esecuzione del Contratto; obblighi legali
Dispositivi medici, reclami, incidenti, ritiri e richiami	dati dell’Ordine, Prodotto, lotto, UDI, comunicazioni	obblighi legali e regolatori; esecuzione del Contratto; legittimo interesse alla sicurezza
Corsi, eventi, attestati ed ECM	dati identificativi, iscrizione, frequenza e attestato	esecuzione del Contratto; obblighi legali o regolatori
Sicurezza, prevenzione frodi e difesa dei diritti	log, dati tecnici, comunicazioni, dati relativi a controversie	legittimo interesse; obblighi legali; accertamento, esercizio o difesa di diritti
Adempimenti fiscali, amministrativi e contabili	dati identificativi, fiscali, fatture e pagamenti	obblighi legali
Comunicazioni commerciali e marketing	contatti, preferenze, storico degli acquisti	consenso, quando richiesto; in caso di marketing diretto a clienti paganti, art. 130, comma 4, Codice privacy nei limiti applicabili
Profilazione e offerte personalizzate	dati di utilizzo, preferenze e storico	consenso separato, ove effettuata

Il trattamento necessario alla registrazione, all’esecuzione del Contratto e all’adempimento degli obblighi di legge non è fondato sul consenso. La mera presa visione dell’informativa non equivale a consenso al trattamento.

7. Marketing facoltativo

Il consenso al marketing è facoltativo e il rifiuto non impedisce registrazione, Ordini, acquisti, assistenza o altri Servizi.

Quando l’interessato presta il consenso, Eptamed può inviare comunicazioni commerciali relative a Prodotti, Dispositivi Medici, Software, App, Servizi, corsi, eventi e iniziative, mediante e-mail, SMS, telefono, notifiche o altri strumenti consentiti. Il consenso è documentato e può essere revocato in qualsiasi momento mediante il link presente nelle comunicazioni, le impostazioni dell’Account o scrivendo a Eptamed.

La revoca non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

8. Dati relativi alla salute e immagini di pazienti

Eptamed non richiede normalmente dati relativi alla salute, immagini, radiografie, impronte o documentazione identificativa di pazienti per la registrazione o l’acquisto. Tali dati non devono essere caricati se non indispensabili per il Servizio e previamente autorizzati.

Quando Eptamed tratta dati relativi alla salute per conto del Cliente, il Cliente determina le finalità e le istruzioni e le Parti disciplinano il rapporto con un accordo sul trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, ove Eptamed agisca quale responsabile. Eptamed tratta tali dati soltanto nei limiti documentati, applicando minimizzazione, autorizzazione degli accessi, segregazione, pseudonimizzazione o cifratura ove appropriate e ogni misura prevista dal DPA.

Per immagini, testimonianze, registrazioni e pubblicazioni promozionali è richiesto, ove necessario, un consenso separato e specifico.

9. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati sono trattati con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

Eptamed adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi, tra cui controllo degli accessi, autorizzazioni, autenticazione multifattore ove appropriata, cifratura o pseudonimizzazione ove necessarie, TLS, backup, ripristino, aggiornamenti, monitoraggio dei log, test, gestione degli incidenti, formazione e continuità operativa.

Nessun sistema può garantire sicurezza assoluta. L’interessato e il Cliente devono proteggere credenziali, dispositivi, sistemi e dati estratti dall’ambiente Eptamed e comunicare tempestivamente accessi non autorizzati o incidenti.

In caso di violazione dei dati personali, Eptamed adotta le misure previste dalla legge e informa il Cliente senza ingiustificato ritardo dopo aver accertato l’evento, quando agisce quale responsabile, secondo il DPA.

10. Destinatari dei dati

I dati possono essere trattati da persone autorizzate da Eptamed e comunicati, secondo necessità, a:

1. fornitori IT, hosting, cloud, sicurezza, manutenzione e assistenza;
2. prestatori di servizi di pagamento, banche e intermediari;
3. corrieri, vettori, spedizionieri e operatori doganali;
4. consulenti legali, fiscali, contabili, tecnici e assicurativi;
5. fabbricanti, importatori e altri operatori economici della catena dei dispositivi medici;
6. organizzatori, docenti, enti accreditanti e soggetti coinvolti in corsi ed eventi;
7. responsabili e sub-responsabili del trattamento;
8. società appartenenti al gruppo Eptamed o collegate;
9. autorità pubbliche, organismi di vigilanza e autorità sanitarie;
10. soggetti incaricati del recupero crediti, della gestione delle controversie o della difesa dei diritti;
11. potenziali acquirenti, investitori o consulenti nell’ambito di operazioni societarie, con misure di riservatezza.

I destinatari trattano i dati secondo il ruolo applicabile: titolari autonomi, contitolari, responsabili o sub-responsabili. L’elenco aggiornato dei responsabili e dei sub-responsabili può essere richiesto a Eptamed all’indirizzo privacy indicato nella presente informativa.

11. Dati all’interno dell’Unione europea e trasferimenti intragruppo

I dati personali sono conservati e trattati in infrastrutture situate nell’Unione europea o nello Spazio economico europeo, salvo quanto diversamente indicato nell’Ordine, nel DPA o nella documentazione del fornitore.

Eptamed può consentire l’accesso ai dati a società del gruppo e a fornitori stabiliti nell’Unione europea, per finalità di amministrazione, sicurezza, assistenza, gestione tecnica, compliance, fatturazione, supporto e continuità operativa. Tali accessi intragruppo sono effettuati secondo necessità, con autorizzazioni, istruzioni, obblighi di riservatezza e misure di sicurezza adeguate.

Qualora un fornitore o una società del gruppo debba accedere ai dati da un Paese fuori dallo Spazio economico europeo, Eptamed applicherà una decisione di adeguatezza, garanzie appropriate ai sensi del GDPR, clausole contrattuali standard o altra base legale ammessa. L’interessato può chiedere informazioni sulle garanzie applicate e una copia delle clausole pertinenti, nei limiti consentiti.

12. Conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per i periodi imposti da obblighi fiscali, contabili, regolatori, di vigilanza, prescrizione e difesa dei diritti.

In via orientativa:

1. dati di registrazione e Account: per la durata dell’Account e per il periodo necessario alla sicurezza, alla gestione di contestazioni e agli obblighi di legge;
2. dati di Ordini, pagamenti e fatture: per i termini previsti dalla normativa fiscale, contabile e civilistica;
3. dati relativi a reclami, garanzie, vigilanza e richiami: per il tempo necessario alla gestione e agli obblighi di legge e difesa;
4. dati del Cliente trattati nei Servizi cloud: per la durata del Servizio e per il periodo di estrazione previsto dall’Ordine o dal DPA, salvo obblighi di legge, contenzioso, vigilanza e backup;
5. dati marketing: sino alla revoca del consenso o alla cessazione dell’interesse, con periodica verifica della pertinenza;
6. dati di log e sicurezza: per il periodo necessario alla prevenzione e gestione degli incidenti e alla difesa dei diritti.

13. Processi decisionali automatizzati e profilazione

Eptamed non adotta decisioni basate esclusivamente su processi automatizzati che producano effetti giuridici o incidano analogamente in modo significativo sull’interessato, salvo diversa informazione specifica e applicazione delle garanzie previste dal GDPR.

Eventuali controlli automatici su frodi, sicurezza, disponibilità, licenze, export control o conformità possono comportare richieste di informazioni, sospensione cautelare o verifica umana. Tali controlli non equivalgono necessariamente a una decisione automatizzata ai sensi dell’art. 22 GDPR.

La profilazione per marketing personalizzato è effettuata soltanto se prevista e sulla base di un consenso separato, ove richiesto.

14. Diritti dell’interessato

L’interessato può chiedere a Eptamed accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e può opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse o, per motivi connessi alla propria situazione particolare, agli altri trattamenti nei casi previsti dal GDPR. Può opporsi in ogni momento al marketing diretto.

Quando il trattamento si basa sul consenso, l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Le richieste possono essere inviate a [email protected] o alla PEC [email protected]. Eptamed risponde nei termini previsti dal GDPR e può chiedere informazioni ragionevoli per verificare l’identità del richiedente.

L’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it, o all’autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede, lavora o si è verificata la presunta violazione.

15. Aggiornamenti dell’informativa

Eptamed può aggiornare la presente informativa per modifiche normative, organizzative, tecnologiche o dei Servizi. La versione aggiornata sarà pubblicata sul Sito con indicazione della data di aggiornamento.